Conformatix, de compliance navigator

Het platform is een cloud-omgeving waarin de voor de organisatie relevante normeisen en wettelijke eisen worden gekoppeld aan gerelateerde bedrijfsprocessen en medewerkers. De compliance navigator geeft weer of aan een vereiste wordt voldaan. Staat er een issue open, is er een risicomitigatie in behandeling of mist er een proces, dan zal dit direct zichtbaar zijn. Zo ziet u in één oogopslag of u compliant bent.

Wordt toch nog niet aan alle vereisten voldaan? Dan vindt u in het systeem een overzicht met relevante openstaande issues of risico’s. Zo ontstaat de koppeling tussen de processen, de audits, de risico’s en de maatregelen die genomen moeten worden.

Alle mogelijke processen kunt u in het platform kwijt en koppelen aan normeisen en wettelijke eisen. Hierbij kunt u denken aan eisen vanuit ISO en NEN normen, maar ook aan wetgeving op het gebeid van privacy (AVG), Arbo of milieuwetgeving. Evengoed kunt u regels die specifiek voor uw organisatie gelden, van het MVO-beleid tot het gehele personeelshandboek, in het platform opnemen.

Voor iedereen die zich beroepsmatig bezighoudt met kwaliteitsmanagement, securityvraagstukken, implementatie van normen en wetgeving is de compliance navigator dé oplossing. Denk bijvoorbeeld aan compliance officers, CIO’s en kwaliteitsmanagers. Maar ook krijgen managers met proceseigenaarschap en directie meer grip op – en inzicht in – de bedrijfsprocessen.

Conformatix is de perfecte oplossing voor elk type organisatie: profit of non-profit.

Elke organisatie die compliance serieus neemt, zou conformatix moeten gebruiken

• Conformatix is schaalbaar en past dus bij elke organisatiegrootte.
• Het kan worden gebruikt voor elk type standaardraamwerk.
• Kan elke wetgeving, ISO-norm, uw eigen regelgeving of welke combinatie dan ook aan.

Graag zelfs! Er is voor ons niets mooiers de reis samen aan te gaan en uw bedrijf veilig de haven binnen te loodsen met een certificaat in de hand. Onze consultants hebben veel ervaring bij het begeleiden van bedrijven naar een certificering. Niet alle normen delen dezelfde ervaringsgraad, dus vraag naar de mogelijkheden. 

Conformatix kijkt graag naar uw situatie. Wij zijn overtuigd dat conformatix haar compliance navigator u een voordeel op gaat leveren. Ook al heeft u al een certificering leert onze ervaring dat klanten met conformatix veel gemakkelijker en beter hun zaken voor elkaar hebben op het gebied van compliancy.

Indien u wilt uitbreiden met andere wet- of regelgeving of een additionele norm dan is het zeker zinvol en “importeren” we uw oude systeem in onze compliance navigator.

We zullen u natuurlijk altijd helpen de overstap te maken. Of die migratie eenvoudig is, ligt aan het systeem dat u gebruikt en hoe compleet uw informatie is. Onze consultants hebben ruim ervaring met het overzetten van bestaande systemen. Eenvoudig is een rekbaar begrip zullen we maar zeggen maar we gaan de uitdaging nooit uit de weg!

Jazeker! Sterker nog, door het inzetten van de compliance navigator bij meerdere normen en wetten, krijgt u veel beter inxicht waar zaken in uw bedrijf overlappen. Zo voorkomt u dat afdelingen voor verschillende compliancy vraagstukken langs elkaar heen werken, er dubbel werk uitgevoerd hoeft te worden of dat een oplossing bij de één additionele problemen veroorzaakt bij een andere vereiste.

Met de compliance navigator kunt in elke vorm van eisen koppelen aan uw processen, dus ook die vanuit de wetgever zoals bijvoorbeeld de AVG (GDPR). Wij houden (nog) niet bij of er veranderingen zijn in de door u gebruikte wet- en regelgeving.

Compleet als we zijn kent conformatix een betaalde Risico module waarin u een volledige risico analyse van uw bedrijf kunt maken. Uit deze risico analyse genereert de compliance navigator automatisch een behandelplan. In dit behandelplan kunt u risico’s toewijzen aan een eigenaar welke de mitigatie kan (laten) uitvoeren. Uiteraard kunnen onze consultants uw bedrijf helpen met het begrijpen en uitvoeren van een risicoanalyse.

Het feit dat u hier aan het lezen bent is eigenlijk al antwoord genoeg, echter als u ook maar twee van de volgende vragen ook met “nee” kunt beantwoorden, dan is ook voor u het antwoord ja.

Daar kunnen we kort en krachtig in zijn: Ja. Compliance software is belangrijk daar waar analyses en big-data een rol spelen in het nemen van beslissingen en het voldoen de continue veranderende wet- en regelgeving. Met zoveel digitale informatie om bij te houden, te beheren en te proberen correct te gebruiken, wordt het steeds onmogelijker om dit te doen zonder een speciaal daarvoor bestemt softwareprogramma.

Elk compliance-platform wordt ingezet met het oog op jarenlang gebruik dus dient het zo veel mogelijk te passen bij uw bedrijf. Bij elke vorm van software geld één simpele vuistregel; als uw gebruikers het niet gaan gebruiken is de investering zinloos. Het dus belangrijk dat de leercurve voor uw medewerkers zo laag mogelijk is terwijl de effectiviteit van de inzet ervan zo hoog mogelijke spinoff moet hebben.

De gebruikersinterface dient intuïtief te zijn en de oplossing moet modern en up-to-date zijn. Het platform moet gedegen rapportage mogelijkheden bieden en automatisch managementinformatie genereren en leveren.

Een goede gegevensbeveiliging is ook cruciaal, vooral in deze tijd van zo’n hoge zichtbaarheid rond bedrijfsgegevenshacks. En natuurlijk moeten de monitoring- en onderzoekscapaciteiten van het hoogste niveau zijn, met de mogelijkheid om parameters af te stemmen en alleen problemen aan te tonen die echt verder onderzoek rechtvaardigen. Bekijk hier een volledige verlanglijst met functies van compliancesoftware.

Tenzij u een softwarehuis bent of uw bedrijf een eigen ontwikkelafdeling heeft is het antwoord beter in licentie gebruiken. Software bouwen is een specialisme en ondanks als u het zelf zou bouwen, bent u de eigenaar met alle voordelen maar zeker ook met de nadelen. Een voordeel is dat u het tempo en de prioriteiten van de ontwikkeling bepaalt en u behoudt de ultieme flexibiliteit voor nieuwe functies. Het nadeel is de organisatie en de kosten voor ontwikkelaars, projectmanagement, licenties, servers, racks en routers en voor gebruikerstraining en voor het in stand houden van ondersteunend personeel. Onze ervaring leert dat het zelf bouwen in de meeste gevallen niet gaat opwegen tegen de kosten voor u.

Als koper heeft u de mogelijkheid om openhartig te zijn en zeer directe vragen te stellen over wat men te bieden heeft. Vraag aan een potentiele kandidaat om een ​​software-roadmap te zien en vraag naar demo’s en referenties. Zorg ervoor dat de leverancier aan alle beveiligings- en technische vereisten voldoet. Bepaal hoe de leverancier een back-up maakt van records en hoe gemakkelijk deze kunnen worden geproduceerd in het geval van een audit.

Zorg ervoor dat u het niveau van training en ondersteuning bepaalt dat de leverancier biedt. Dit zal de komende jaren steeds belangrijker worden. En lees de kleine lettertjes. Het contract dat u ondertekent en de voorwaarden waarmee u akkoord gaat, bepalen de vorm van uw compliance-oplossing en uiteindelijk wat uw kosten zullen zijn. Uiteraard helpen we u graag om de juiste keuzes te maken, ook al zijn we leverancier van conformatix, objectief zijn met uw belang in ogenschouw is waar we altijd voor gaan.

Bedrijven beoordelen kosten doorgaans op basis van rendement op investering of ROI. Maar met naleving is het veel moeilijker om dat duidelijke aantal te bereiken. Alleen al de aanwezigheid van een compliance officer op het werk kan problemen stoppen voordat ze zich ooit manifesteren. Maar hoe voeg je iets dat niet is gebeurd in een ROI-vergelijking in? Het antwoord is dat bedrijven regelmatig harde waarden toekennen aan zachte kosten en baten. Intellectueel eigendom, zoals auteursrechten, handelsmerken en patenten, wordt zeer gewaardeerd en wordt regelmatig meegewogen in de totale waarde van het bedrijf.

Vind degenen in het hogere management die de waarde van compliance begrijpen. Laat ze kwantificeren wat dit soort materiële immateriële activa betekenen. Een bedrijf dat niet integer opereert, werkt misschien niet voor een zeer lange periode. Een bedrijf dat ethischer opereert, kan ook als zodanig worden erkend in de markt, wat een onderscheidend kenmerk kan zijn. Een andere manier om te pleiten voor compliance-software is vergelijkbaar met hoe u een pleidooi houdt voor verzekeringen: individuen en bedrijven betalen regelmatig bakken met geld om zich te beschermen tegen dingen die misschien nooit zullen gebeuren. Krijg hier meer overtuigende gesprekspunten.

Garbage in, garbage out, luidt de oude uitdrukking. Voor elk compliance-team is het waarborgen van de datakwaliteit cruciaal en iets wat maar al te vaak buiten de boot valt. Maar enkele fundamentele best practices kunnen helpen. Vermijdt zo veel mogelijk het menselijke element en haal importeer waar mogelijk gegevens in uw systeem via een gestandaardiseerde methode. Stel een protocol op voor het geval kritieke gegevens niet beschikbaar zijn vanaf een primaire bron. En doe het eerder vroeger dan later. Een back-up plan kun je het beste goed bedenken en testen, voordat je het nodig hebt.